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FAQ’s on ICAI UDIN – For A Practicing Chartered Accountant


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Frequently-Asked Questions (FAQs)

  1. Whatis Unique Document Identification Number (UDIN)?

Unique Document Identification Number (UDIN) is a unique number, which will be

generated by the system for every document certified/ attested by a Chartered

Accountant and registered with the UDIN portal available at https://udin.icai.org/.

 

Whatis the Algorithm of UDIN?

Algorithm of UDIN comprises of the following:

 

  1. TheMembership Number of the Member attesting the document/ certificate.

 

  1. TheDate (dd/mm/yy) when certificate is issued.

 

  1. TheDocument Serial Number allotted automatically by system.

15 Digit UDIN

X X X X X X / X X X X X X / XXXX

Six Digit

Membership No

Six Digit Date

(DDMMYY)

System Generated

document serial number

 

  1. WhyUDIN?

It has been noticed that financial statements and documents were being certified/

attested by third persons, in lieu of Chartered Accountants. As these statements are

being relied upon by the authorities as true statements and certificates, UDIN can be

generated by a practicing CA by registering his/her documents/ certificates on UDIN

Portal for verification.

  1. Whocan generate UDIN?

A practising Chartered Accountant can generate a UDIN for certificate/ document

attested by him either in individual capacity or as a partner.

  1. WhetherUDIN is mandatory for the CA members of ICAI for each

certification done?

At present, this facility is recommendatory. But ICAI is mulling to make the same

compulsory in near future, so as to curb the menace of fake or forged documents.

  1. Whatis the link to crosscheck whether the certificate number so

indicated is valid?

The               Certificate              Number               can               be               cross              checked               at

https://udin.icai.org?mode=searchudin

  1. Howmany UDINs can be generated by a CA? Is there any limit?

There is no restriction on the number of UDINs to be generated by a CA.

 

  1. Howto create an account on the UDIN portal?

To register at UDIN portal, please take the following steps:

Step 1: Enter the homepage https://udin.icai.org

Step 2: Click button “For first time sign up, click here”

Step         3:        Enter        your         six-digit

Membership No., Date of Birth and

Date of Enrollment, and click the

“Send OTP”.

An OTP will be sent to you at the

mobile and email, as registered with the ICAI.

XXXXXXX

DD/MM/YYYY

DD/MM/YYYY

Step 4: Enter OTP received and click “Continue”, you will receive username and system

generated password at the mobile and email, as registered with the ICAI.

 

  1. Howto Sign in?

Go                               to the                               link

https://udin.icai.org/?mode=login

and Enter your Membership No,

Password and click “Login”

 

14.   Forget password?  and           email,     as
  1. Shouldthe password be changed after login for safety?

The password generated is encrypted to ensure its appropriate safety. However,

Members may change the password at any time. “Change Password” menu can be

used to change the password.

✓         Sign in.

 11.Under ] “Sign-in”,         select “Change

12.Password menu.

 13.Enter your current Password.

✓         Enter your new password, then click

send OTP. You will receive an OTP

on     your     mobile

registered with the ICAI.

Step 1: Go to https://udin.icai.org.

 

  1. Howto generate a Unique Document Identification Number (UDIN)?

✓ After login, click “Generate UDIN”

✓ Enter details such as, your Client Reference

Code/Number, Document Issued,      Document

Description, Date of Document, Keywords/Values

(minimum three) with in the document and click

the button “Send OTP”. Firm Registration Number

(FRN) is Optional.

✓ An OTP will be sent to you at the mobile and email,

as registered with the ICAI.

✓ Enter     OTP     received     and     click the button

“Preview”. You will see the details you have

entered for generating the UDIN.

✓ If there is any change in the content, you should

click the button “Back” or else click the button

“Submit”

✓ A UDIN will be generated and you can use that

UDIN on the document for which it has been

generated

 

UDIN that have been generated would be displayed as watermarked on document(s)

else the UDIN can be mentioned on the document(s) using a pen. “List UDIN” menu

can be used to print the UDIN.

  1. Canone see the various certificate numbers generated?

Yes, one can see and search the various certificates number generated using the

search option.

  1. Isany modification possible in case incorrect information such as client

reference           code/number,            Document          Issued         Under,         Document

Description, Date of Document, Keywords within the document, etc.,

has been submitted?

No change is possible in the data already registered by a Chartered Accountant in the

online system. Therefore, members are requested to thoroughly check the details in

preview option before submission of their application.

 

Information filled in can be edited/ modified any number of times before the submission.

But once it is submitted, it cannot be edited.

  1. Cana Certificate number once generated be revoked or cancelled?

The UDIN once generated can be withdrawn or cancelled with narration. Hence if any

user search for this UDIN, appropriate narration indicated by Member with the date

of revoke will be displayed for reference.

  1. Whatis the validity of a UDIN on the portal for viewing by a third party?

As of now, there is no time limit.

  1. IsUDIN mandatorily required to be registered for the search?

yES  will be available for search by the end user only after registration.

  1. Whatare the key values and are they necessary?

While registering the certificate for generation of UDIN, the member has to

compulsorily provide Key values (minimum three and maximum five), which are found

in the document or certificate generated. Key values can be any financial figure

extracted from the attested statement or certificate such as Turnover Net profit,

Utilization amount, Import amount, Export amount, Duty refund, Refund, Net worth,

Revenue, Input tax credit, Loan amount, Total Assets, Net owned funds, Profitability,

Capital To Risk Asset Ratio (CRAR), Statutory Liquidity Ratio, Gross fixed assets, Net

loss, Misc. expenditure, Total capital investment, Sanction amount, Other (please

specify any key words), etc.

  1. Whathappens if while registering on UDIN Portal, the information is

not accepted or the password is not sent?

Credentials do not match with the database as maintained by the regional offices.

Probably, the database maintained does not have the correct email ID or mobile

number, or the regional offices may have entered the same wrongly. For example,

entering multiple email IDs in one field, providing space before the email IDs, etc.

 

You may reach the PDC Department at (011) 3011 0444, 0444 or by writing to

[email protected] For all issues relating to the data regarding enrolment dates, DOB,

email IDs, phone number corrections, etc., please get in touch with the respective

regional offices.

 

Western Region

ICAI Tower, C-40, G-Block, Bandra Kurla Complex, Bandra (E)

MUMBAI  400 051

Phone : [+91] (22) 3367 1400 / 1500

[+91] (22) 3367 1462, 463

E-mail: [email protected];[email protected];rav [email protected]

Website: http://www.wirc-icai.org

Northern Region

 

ICAI Bhawan, 52-53-54, Institutional      Area, Vishwas  Nagar, Shahdara, Near

Karkardooma Court

DELHI  110 032

Phone: [+91] (11) 3989 3990, 3021 0600

[+91] (11) 3021 0636, 629

Email: [email protected];[email protected];[email protected]

Website: http://www.nirc-icai.org

 

Central Region

 

ICAI Bhawan, Plot No.9, Block No.A-1, Lakhanpur

Kanpur 208024 (UP)

Phone: [+91] (512) 3092600

[+91] (512) 3092634, 681

Email: [email protected];[email protected];[email protected]

Website: http://www.circ-icai.org

 

Eastern Region

,

ICAI Bhawan, 382/A, Prantik Pally

Rajdanga, (Near Acropolis Mall & Garden High School), Kasba, KOLKATA  700 107

Phone: [+91] (33) 3084 0210 / 03

[+91] (33) 3084 0296, 289

Email: [email protected];[email protected];[email protected]

Website: http://www.eirc-icai.org

Southern Region

 

ICAI Bhawan, 122, Mahatma Gandhi Road

Post Box No. 3314, Nungambakkam

CHENNAI  600 034

Phone: [+91] (44) 3989 3989, 3021 0300

[+91] (44) 3021 0355, 391

Email: [email protected];[email protected]; [email protected]

Website: http://www.sircoficai.org

 

  1. Isonline generation of UID number is mandatory? Or, if the UID

number is generated offline, can the same be entered in back date?

Yes, it is mandatory that the numbers to be generated online only.

 

  1. Howwill the UDIN appear on the documents?

UDIN that have been generated would be displayed as watermarked on document(s)

else the UDIN can be mentioned on the document(s) using a pen. “List UDIN” menu

can be used to print the UDIN.

 

  1. CanUDIN be generated as per the category of the area of certificate?

Yes, UDIN can be generated in the specific area of certificate, like Goods &

Service Tax Act, banks, Companies Act, Income-tax Act, finance and capital

market, public finance and government accounting, etc,.

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provision of automatic logout, if there is no activity for five minutes.

For any assistance/ clarification, members may call us at (011) 30110444 or email

at [email protected].

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